Чтобы дать ответ необходимо знать бУджет

Юра, бюджет только самим считать, никто тебе его не скажет.
Мероприятие - кто был, говорят очень здорово проходит. Это масштабный слет любителей БМВ. Что там будет, до последнего момента никто точно не знает, но то, что масштаб не меньше, чем в Питере- это точно. Длится один-два дня

Это самое а кто вообще готов рвануть. парни это едь на выходной? ИМХО один не потяну в условиях кризиса самое милое дело ехать на дух машинках в 8 человек. кто готов то вообще. по бюджету примерно как питер по трассе поскольку км. примерно одинакого.
ИМХО стоящее мероприятие.

то мы обернёмся за выходные

Нет канечно. выезд как факт  четверг или вечером или днем. обратно или в воскресение или в понедельник.
Проживание они организуют как и  питере. Гостинница общага или что то в этом духе.

Был вопрос по бюджету, давайте вместе прикинем (считаем по максимуму, если сэкономим - будет еще лучше). Если что не учту, дополняйте, дело общее 
В планах - выезд в ночь на 12 июня Ярославль - Москва - Гомель (РБ) - Киев. Маршрут максимально длинный, но тем не менее многие советуют ехать именно так, даже с учетом прохождения 2-х тамож.досмотров и лишних 150 км получается по времени не намного больше, да и подвеска целее будет. Считаем на этот вариант, для максимума. Ехать предлогаю на 2-3 суток, соответственно 12 мы в дороге и к вечеру - в Киеве. 13,14 - Киев. При желании 15 Киев или Одесса (500 км лету). Соот-но 15 или 16 домой. Меньше думаю не целесообразно, город посмотреть не успеем.
1. Страховка Грин кард, стоит 570 руб.
2. Дорога - 1200 км в одну сторону. бензин из расчета 12 л/100 км -порядка 300 литров, что в ден.знаках примерно 5200. Заложим на штрафы примерно по 1500 - 2000 с авто и прохождение границы 1000 руб. Итого дорога+страховка при 4 чел. в авто тянет на 2-2.5 тыс с человека. Еду в дороге каждый посчитает сам, можно взять бутерброды и т.д.
3. Проживание - если берем Питер- общага по 600 рэ/сутки, можно взять палатки и тут поэкономить. Считаем на максимум- 4 суток = 2400 с человека.
4. Экскурсионная программа - тут все индивидуально, думаю минимум 1000 надо заложить.
5. Еда - опять же индивидуально, но рублей по 700- 800 в сутки надо рассчитывать.
Итого - 2500 + 2400 + 1000 + 800*4 = 9100 руб/с человека. Это еще раз повторяю по максимуму, но в жизни это выходит по другому  .

предложение стоящее. буду думать. надо поговорить со спонсорами. сколько у меня времени?

Мне по бюджету надо считать! На себе мне ехать крайне не экономично да и не пустять
Отпишу к вечеру подробнее по моей персоне
Если поеду, то только один!